Guna meningkatkan kualitas pelayanan pendidikan kepada masyarakat,
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud) telah melakukan kajian
manajemen dan kajian akademik untuk membentuk unit khusus pengelolaan
beasiswa.
Pembentukan unit khusus ini mengingat banyaknya beasiswa yang
disedikan di Kemdikbud tetapi pengelolaannya terpisah berdasarkan unit
kerja masing-masing. “Sudah ada kajian unit yang mengelola semua
beasiswa yang ada di Kemdikbud, karena saat ini pengelolaan beasiswa
tersebar di Dikti, Setjen, dan direktorat-direktorat lainnya,” ujar
Sekretaris Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Patdono Suwignyo, beberapa waktu lalu.
Unit ini diharapkan akan lebih fokus memberikan pelayanan, mulai dari
informasi, mekanisme pendaftaran, hingga pencairan dana bagi penerima
beasiswa baik yang studi di dalam maupun di luar negeri.
Hambatan yang saat ini dihadapi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
(Ditjen Dikti) adalah panjangnya alur pencairan beasiswa. Kemdikbud
mengelola dari segi administrasi dan Kementerian Keuangan mengelola
pencairan dana.
Secara administrasi, proses untuk mencairkan dana dengan
dikeluarkannya Surat Perintah Pembayaran (SPP) dan Surat Perintah
Membayar (SPM) oleh Ditjen Dikti. Adapun syarat untuk mengeluarkan SPP
ini adalah salah satunya berupa kelengkapan dokumenprogress report dari penerima beasiswa (karyasiswa). “Begitu progress report masuk, dalam dua hari SPM selesai dan sudah kami serahkan ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN),” jelas Patdono.
Progress report tersebut dimaksudkan untuk memastikan
penerima beasiswa benar berada di lokasi tempatnya menempuh studi, aktif
mengikuti kegiatan akademik, termasuk memantau nilai akademik dari mata
kuliah yang diambilnya. Patdono menjelaskan, mahasiswa harus melaporkan
dengan benar dan dengan sepengetahuan supervisor sehingga dapat
memberikan pengendalian bagi yang mengalami kesulitan bidang akademik
sebagai bagian dari quality assurance.
Untuk pencairan dana beasiswa, prosesnya menggunakan sistem yang
sangat ketat. Kesalahan kecil saja dapat memperlambat pencairan.
Penundaan dapat terjadi karena ada kesalahan kode, pengetikan nomor
rekening, nama, gelar, alamat, bank tujuan dan lainnya. Dokumen akan
dikembalikan ke Kemdikbud untuk direvisi yang menyebabkan keterlambatan
pencairan dana.
Dengan adanya unit khusus pelayanan beasiswa Kemdibud, Patdono
berharap pelayanan kepada masyarakat semakin baik. Namun, sebelum unit
ini beroperasi, pihaknya terus melakukan langkah-langkah perbaikan
khususnya proses kelengkapan dokumen yang akan diserahkan ke KPPN.
